12entinfujirahayu

Just another WordPress.com site

pengambilan keputusan kelompok May 4, 2011

Filed under: Uncategorized — 12entinfujirahayu @ 8:06 am

Teknik Pengambilan Keputusan Kelompok: Delphi, Nominal dan Elektronik

  1. A.    Pengertian Pengambilan Keputusan

Entin

Pengambilan keputusan sering dijelaskan sebagai tindakan memilih di antara beberapa kemungkinan. Tetapi ungkapan itu terasa sangat disederhanakan secara berlebihan. Pengambilan keputusan adalah suatu proses lebih pelik dari sekedar memilih di antara beberapa kemungkinan.

Banyak perdebatan muncul saat menentukan efektivitas pengambilan keputusan secara individu atau kelompok. Secara kelompok biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk mencapai keputusan dibandingkan secara individu, tetapi mengikut-sertakan spesialis dan ahli menguntungkan karena interaksi di antara mereka akan menghasilkan keputusan yang lebih baik. Pada kenyataannya, banyak para peneliti menyatakan bahwa keputusan konsensus dengan lima atau lebih peserta lebih unggul dibanding secara individu, pengumpulan suara terbanyak dan keputusan memimpin kelompok.

Keputusan tertentu tampaknya memang menjadi lebih baik jika dibuat oleh kelompok, sementara hal lain lebih cocok jika dibuat oleh individu. Keputusan tidak terprogram lebih cocok jika dibuat oleh kelompok. Curahan bakat biasanya dibuat oleh manajer puncak karena begitu pentingnya keputusan ini.

Hal-hal berikut ini berhubungan dengan proses kelompok saat membuat keputusan tak terprogram, yaitu:

  1. Penetapan tujuan: kelompok lebih unggul dibandingkan individu sebab kelompok memiliki pengetahuan lebih banyak dibandingkan individu.
  2. Identifikasi alternatif: usaha individu sebagai bagian dari anggota kelompok akan merangsang pencarian lebih luas diberbagai area fungsional di organisasi.
  3. Evaluasi alternatif: pertimbangan kolektif dari kelompok dengan berbagai sudut pandang lebih unggul dibanding individu.
  4. Memilih alternatif: interaksi kelompok dan pencapaian konsensus biasanya menghasilkan penerimaan resiko lebih besar dibanding individu. Keputusan kelompok juga biasanya lebih dapat diterima sebagai hasil dari partisipasi bersama.
  5. Implementasi keputusan: dibuat oleh kelompok atau tidak, penyelesaian biasanya dilakukan oleh seorang saja manajer. Individu bertanggungjawab untuk implementasi keputusan kelompok.

Suasana yang memungkinkan berkembangnya kreativitas mesti dibina karena kelompok lebih cocok dibanding individu untuk keputusan tidak terprogram. Pengambilan keputusan kelompok mirip dengan sumbangsaran. Diskusi mesti mengalir dan spontan, semua anggota harus berpartisipasi dan evaluasi awal mesti dihindarkan atas gagasan masing-masing anggota untuk mendorong partisipasi.

Pada beberapa contoh, pengambilan keputusan kelompok lebih disukai dibanding individu. Kebutuhan dan keuntungan pengambilan keputusan kelompok telah diketahui, tetapi sejumlah masalah dapat juga muncul. Dibutuhkan teknik khusus untuk meningkatkan keuntungan pengambilan keputusan kelompok sambil mengurangi masalah yang muncul.

Meningkatkan kemampuan kreativitas kelompok sangat penting jika masing-masing individu dari berbagai sektor di organisasi mesti mengumpulkan pertimbangan untuk menyusun tindakan yang sempurna bagi organisasinya. Jika bawahan dan rekan sejawat percaya bahwa manajer yang bertanggung jawab atas kelompok tidak punya prasangka atau ‘berada di sisi mereka’. Anggota kelompok akan bebas mengungkapkan perbandingannya dan merasa tidak perlu melindungi dirinya dari sikap non-sportif atau menyerang balik. Jika digunakan dengan tepat, tiga teknik: sumbangsaran, proses Delphi, dan teknik kelompok nominal akan sangat berguna untuk meningkatkan kemampuan kreativitas kelompok, menciptakan gagasan, memahami masalah dan mendapatkan keputusan yang lebih baik.

Banyak keputusan dalam organisasi, terutama yang berdampak luas pada kegiatan perusahaan atau karyawan, diserahkan pengambilan keputusannya kepada kelompok. Biasanya pengambil keputusan membentuk tim ahli, komisi, satuan tugas, panel peninjau ulang, tim studi yang akan merumuskan keputusan bagi pemimpin. Studi menggambarkan bahwa sekitar 40% waktu manajer puncak dihabiskan untuk rapat-rapat kelompok yang dibentuk untuk pengambilan keputusan ini.

Menurut Mansoer (1989:69) ada beberapa kelebihan keputusan kelompok dibandingkan dengan keputusan individual, antara lain:

  1. Informasi yang lengkap lebih mungkin diadakan. Dalam kelompok terhimpun banyak pengalaman dan pandangan daripada seorang.
  2. Banyak alternatif yang muncul, karena kelompok mempunyai informasi banyak dalam jumlah dan ragamnya dan dapat mengidentifikasi lebih banyak kemungkinan. Lebih-lebih lagi kelompok itu terdiri atas berbagai keahlian dan latar belakang pengalaman.
  3. Keputusan kelompok lebih berterima. Hal ini disebabkan karena keputusan kelompok lebih menelaah banyak pandangan dan pendapat, sehingga keputusannya lebih besar kemungkinan mendapat persetujuan lebih dari banyak orang.
  4. Meningkatkan kesempatan terlaksananya hak orang banyak. Keputusan kelompok lebih sesuai dengan hak demokrasi. Mengingat banyak kesempatan oleh manajer untuk mengambil keputusan sendiri, maka mengambil kebijaksanaan untuk memberi kesempatan kepada orang lain yang ahli untuk turut mengambil kebagian dalam pengambilan keputusan, adalah merupakan upaya meningkatkan legistimasi orang lain.

Selain memiliki kelebihan, pengambilan keputusan secara kelompok juga tidak lepas dari beberapa kelemahan, di antaranya adalah:

  1. Memakan waktu. Keputusan kelompok diperoleh dari hasil diskusi yang panjang, banyak waktu dipakai untuk rapat-rapat, sedangkan pengambilan keputusan sendiri oleh manajer bisa diambil dalam waktu singkat, tepat pada saat masalahnya timbul.
  2. Dominasi minoritas. Tidak mungkin dalam satu kelompokterwakili semua kepentingan dalam organissi dan seringkali hanya terdiri atas segelintir orang saja. Kesempatan ini oleh para anggota kelompok sering digunakan untuk memenangkan kepentingan orang-orangtertentu dalam organisasinya yang sengaja atau tidak sengaja diwakilinya. Ada kecenderungan dia mendominasi kepentingan orang terbanyak.
  3. Tekanan untuk menyesuaikan. Dalam kelompok ada saja golongan yang mempunyai pengaruh dan menekan kelompok untuk menyesuaikan diri dengan kehendaknya.
  4. Tanggungjawab tersamar. Pada keputusan individual jelas siapa yang bertanggungjawab, tapi pada keputusan kelompok dari mereka (para anggota) tidak bisa dimintai pertanggungjawaban perorangan. Tanggung jawab perorangan luluh dalam tanggungjawab bersama.

Apabila dilihat keefektifan dan efisiensi antar pengambilan keputusan kelompok atau individu, maka hal tergantung kepada kriteria apa yang dipakai sebagai ukuran efektif. Bila diukur dengan derajat akurasi, barangkali keputusan kelompok lebih akurat. Fakta membuktikan keputusan kelompok lebih baik daripada keputusan individu. Tetapi tidak berarti bahwa secara bersama kelompok lebih bermutu dari perseorangan. Bila dimaksud dengan efektif adalah ukuran kecepatan maka keputusan individual jadi lebih efektif. Kalau kreativitas yang jadi ukuran keefektifan maka keputusan kelompok adalah lebih efektif. Ukuran keefektifan lain, mungkin dukungan persetujuan, maka keputusan kelompok jadi lebih efektif. Dalam kerja kelompok pengambil keputusan, telah teruji bahwa jumlah anggota 5 sampai 7 orang adalah  produktif dan efektif. Efektif tentu diacu juga dengan efisiensi. Keputusan kelompok bisa jadi tidak efisien dibandingkan dengan keputusan individual, bila diukur dari waktuyang dipakai untuk mengambil keputusan. Pengambilan keputusan bentuk mana yang akan dipakai bergantung kepada aspek yang mana yang dipentingkan, efektivitas atau efisiensi.

  1. Teknik Pengambilan Keputusan Kelompok Delphi

Pendekatan teknik ini adalah mengumpulkan dan membandingkan berbagai pertimbangan melalui serangkaian pertanyaan yang disertai dengan menyimpulkan informasi dan melakukan umpan balik berdasarkan pendapat orang sebelumnya.

Proses Delphi memanfaatkan keuntungan dari beberapa pertimbangan yang telah ada sambil menghilangkan pengaruh-pengaruh yang tidak seimbang saat interaksi berhadapan muka. Pendekatan dasar yang digunakan adalah dengan cara mengumpulkan pertimbangan dari orang lain melalui lembar pertanyaan yang dikirim lewat surat. Sebagai contoh, masing-masing responden mengembangkan gagasannya untuk menjawab lembar pertanyaan yang pertama dan mengembalikannya. Salah seorang staf akan menyarikan jawabannya lalu menjadikannya konsensus kelompok dan mengembalikannya beserta lembaran pertanyaan kedua untuk penilaian ulang. Responden secara independen mengevaluasi jawaban mereka sebelumnya. Pengalaman menunjukkan bahwa etimasi konsensus akan menghasilkan keputusan yang lebih baik setelah beberapa kali melalui pertimbangan kelompok yang berbeda. Walupun ada peluang mengulang-ulang prosedur sampai berkali-kali, tetapi berdasarkan pengalaman tidak terjadi perubahan yang berarti setelah putaran kedua.

Tekink Delphi umumnya digunakan untuk mengambil keputusan meramal masa depan yang diperhitungkan akan dihadapi organisasi. Teknik ini sangat sesuai untuk kelompok pengambil keputusan yang tidak berada di satu tempat.
Pengambil keputusan menysun serangkaian pertanyaan yang berkaitan dengan suatu situasi peramalan dan menyampaikannya kepada sekelompok ahli. Para ahli tersebut ditugaskan untuk meramalkan, apakah suatu peristiwa dapat atau mungkin terjadi atau tidak. Jawaban dari anggota kelompok tadi dikumpulkan dan masing-masing anggota ahli mempelajari ramalan yang dibuat oleh masing-masing rekannya yang tidak pernah ditemuinya. Pada kesempatan berikutnya, rangkaian pertanyaan yang sama dikembalikan kepada para anggota kelompok dengan melampirkan jawaban yang telah diberikan oleh para anggota kelompok pada putaran pertama serta hal-hal yang dipandang sudah merupakan kesepakatan kelompok. Apabila pendapat seseorang ahli berbeda maka memberikan penjelasannya secara tertulis. Tiap-tiap jawaban diberikan kode tertentu sehingga tidak diketahui siapa yang memberikan jawaban. Jawaban tersebut di atas dilakukan dengan beberapa putaran. Pengedaran daftar pertanyaan dan analisa oleh beberapa ahli dihentikan apabila telah diperoleh bahan tentang ramalan kemungkinan terjadi sesuatu peristiwa di masa depan.

Teknik Delphi dianggap sebagai teknik pengambilan keputusan yang masuk pada wilayah tesis bounded rationality atau kondisi pengambilan keputusan dalam kondisi konflik. Teknik ini merupakan pendekatan proses pengumpulan ide alternatif solusi berdasarkan atas input dari para ahli bidang tertentu, baik dalam organisasi, maupun luar organisasi. Konsep dasar dari teknik ini berhubungan dengan gaya pemikiran persons atau method of authority. Oleh keterbatasan informasi dan pengetahuan yang dimiliki organisasi, maka dalam proses pengambilan keputusan mereka berpegang pada kompetensi, keahlian, pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki para ahli. Teknik pengmbilan keputusan berkelompok  ini menandakan kehadiran fisik dari para ahli yang berkumpul dalam satu ruang untuk membahas satu masalah. Tidak seperti teknik lain yang mengharuskan pertemuan tatap muka untuk mendiskusikan alternatif solusi, maka teknik ini mendapatkan ide masukan dari para ahli yang dilakukan melalui kuesioner.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam teknik ini adalah (Dermawan, 2004):

  1. Para pembuat keputusan melalui proses Delphi dengan identifikasi isu dan masalah pokok yang hendak diselesaikan.
  2. Kemudian kuesioner dibuat dan para peserta teknik Delphi, para ahli, mulai dipilih.
  3. Kuesioner yang telah dibuat dikirim kepada para ahli, baik didalam maupun luar organisasi, yang di anggap mengetahui dan menguasai dengan baik permasalahan yang dihadapi.
  4. Para ahli diminta untuk mengisi kuesioner yang dikirim, menghasilkan ide dan alternatif solusi penyelesaian masalah, serta mengirimkan kembali kuesioner kepada pemimpin kelompok, para pembuat keputusan akhir.
  5. Sebuah tim khusus dibentuk merangkum seluruh respon yang muncul dan mengirimkan kembali hasil rangkuman kepada partisipasi teknik ini.
  6. Pada tahap ini, partisipan diminta untuk  menelaah ulang hasil rangkuman, menetapkan skala prioritas atau memperingkat alternatif solusi yang dianggap terbaik dan mengembalikan seluruh hasil rangkuman beserta masukan terakhir dalam periode waktu tertentu.
  7. Proses ini kembali diulang sampai para pembuat keputusan telah mendapatkan informasi yang dibutuhkan guna mencapai kesepakatan untuk menentukan satu alternatif solusi atau tindakan terbaik.

Teknik ini menjadi teknik yang efektif dalam kondisi ketidakpraktisan teknik diskusi tatap muka dilaksanakan, ketika ketidaksetujuan dan konflik menghalangi komunikasi, ketika muncul dominasi mayoritas atau yang kuat (secara kekuasaan, wewenang dan posisi) terhadap minoritas sehingga mayoritas akan mendominasi diskusi dan ketika pemikiran kelompok muncul dalam proses pengambilan keputusan secara kelompok.

Agar teknik ini berlaku dengan efektif pihak manajemen harus dapat menentukan para partsipan yang dianggap dapat berlaku obyektif dalam menilai sesuatu dan memberi masukan. Selain itu, teknik ini memerlukan bantuan sistem informasi, teknologi yang baik agar proses pengiriman kuesioner dan penerimaan berlangsung dengan cepat.

Teknik Delphi adalah alternatif yang lebih kompleks dan memakan waktu untuk dikerjakan. Teknik ini sesungguhnya sama dengan kelompok nominal, hanya saja anggota tidak diharuskan hadir secara fisik dengan pertemuan kelompok.

Meskipun Delphi pertama kali dikembangkan bertahun-tahun yang lalu di perusahaan Rand Corporation, tetapi teknik tersebut baru dipopulerkan belakangan ini sebagai teknik pengambilan keputusan kelompok untuk prediksi jangka panjang. Saat ini, berbagai organisasi bisnis, pendidikan, pemerintahan, kesehatan, dan militer menggunakan Delphi. Tidak ada teknik keputusan yang dapat memprediksi masa depan sepenuhnya, tetapi teknik Delphi sepertinya sebaik bola kristal dalam meramal.

Teknik ini, yang dinamakan seperti ramalan di Delphi pada masa Yunani kuno, mempunyai beberapa variasi, tetapi umumnya bekerja sebagai berikut:

  1. Sebuah kelompok (biasanya terdiri dari para ahli, tetapi dalam kasus ini bukan para ahli pun mungkin sengaja menggunakannya) dibentuk, tetapi anggota tidak berinteraksi langsung (tatap muka) satu sama lain. Dengan demikian, biaya pengeluaran untuk mempertemukan kelompok dapat dikurangi.
  2. Setiap anggota diminta membuat prediksi atau input tanpa mencantumkan nama untuk keputusan kelompok.
  3. Setiap anggota kemudian menerima umpan balik gabungan dari orang lain. Dalam beberapa variasi, alasan dkcantumkan (tanpa nama), tetapi kebanyakan hanya data dan daftar gabungan yang digunakan.
  4. Pada umpan balik, dilakukan babak lain dari input anonim. Pengulangan terjadi pada sejumlah waktu yang telah ditetapkan atau sampai umpan balik gabungan tetap sama, yang berarti setiap orang masuk dalarn posisinya.

Kunci utama keberhasilan teknik ini adalah anonimitasnya. Meneruskan respons anggota ke­lompok Delphi yang tanpa nama menghapus masalah “menjaga gengsi” dan mendorong para ahli untuk lebih fleksibel dan diuntungkan dari penilaian orang lain. Para ahli mungkin lebih memperhatikan pembelaan posisi mereka dalam teknik pengambilan keputusan kelompok yang berinteraksi secara tradisional dari ada membuat keputusan yang baik.

Banyak organisasi membuktikan diri sukses dengan teknik Delphi. Weyerhaeuser, perusahaan suplai bangunan, menggunakan teknik tersebut untuk memprediksi apa yang akan terjadi pada bisnis konstruksi, dan G1axo Smith Kline manufaktur obat, menggunakan teknik tersebut untuk mempelajari ketidakpastian obat.

Sedangkan menurut Mansoer (1989:72) Ciri khas langkah-langkah proses teknik Delphi adalah sebagai berikut:

  1. Masalah diidentifikasikan dan melalui seperangkat pertanyaan yang disusun cermat anggota kelompok diminta menyampaikan kesimpulan-kesimpulannya yang potensial.
  2. Kuesioner pertama diisi oleh anggota secara terpisah dan bebas tanpa mencantumkan nama.
  3. Hasil kuesioner pertama dihimpun, dicatat dan diperbanyak dipusat (sekretariat kelompok).
  4. Setiap anggota dikirimi tembusan hasil rekaman.
  5. Setelah meninjau hasil, para anggota ditanyai lagi tentang kesimpulan-kesimpulan mereka. Hasil yang baru biasanya menggugah para anggota untuk memberi kesimpulan baru, malah ada kalanya mereka mengubah sama sekali kesimpulan pertama mereka
  6. Langkah ke-4 dan ke-5 ini diulangi sesering ia diperlukan,sampai tercapai satu konsensus.

Teknik Delphi membatasi hubungan antar anggota kelompok dan tidak perlu para anggota bertemu secara fisik. Teknik pengambilan keputusan kelompok model Delphi ini adalah teknik yang sangat kompleks dan memerlukan waktu yang relatif  lama untuk sampai kepada keputusan.

  1. Teknik Pengambilan Keputusan Kelompok Nominal

Pada dasarnya, TKN adalah rapat kelompok yang terstruktur terdiri dari 7-10 individu duduk berkumpul tetapi tidak berbicara satu sama lainnya. Setiap orang menulis gagasannya di selembar kertas. Setelah 5 menit, dilakukan saling tukar pikiran yang terstruktur. Setiap orang mengajukan satu gagasan. Seseorang yang ditunjuk sebagai notulen mencatat seluruh gagasan itu di kertas di depan seluruh anggota kelompok. Kesemuanya berlanjut sampai dengan tidak ada lagi gagasan yang dikemukakan. Diskusi masih juga belum ada.

Hasil dari fase pertama ini adalah sejumlah gagasan (biasanya 18-25). Fase berikutnya adalah diskusi dan seluruh gagasan diperhatikan pengambilan suara dilakukan. Hal ini dicapai dengan cara menanyakan untuk klarifikasi atau menyatakan dukungan atas gagasan yang ada di kertas. Fase terakhir adalah pengambilan suara secara independen, dimana setiap orang secara pribadi menyusun prioritas dengan peringkat atau pengambilan suara. Keputusan kelompok adalah jumlah matematis dari seluruh suara masing-masing individu.

Proses Delphi dan TKN telah terbukti lebih produktif dibandingkan sumbang saran. Masing-masing memiliki catatan sukses. Perbedaan dasar antara proses delphi dan TKN menurut Gibson (1997:293) adalah:

  1. Partisipan untuk Delphi tidak saling kenal satu sama lain, sementara TKN sudah saling kenal.
  2. Partisipan TKN duduk saling berhadapan, sementara Delphi secara fisik berjauhan dan tidak pernah saling bertemu.
  3. Pada proses Delphi, semua komunikasi antar partisipan dengan cara kuesioner tertulis dan umpan balik dari pemantauan seorang staf. Pada TKN, partisipan berkomunikasi secara langsung.

Pertimbangan praktis seringkali mempengaruhi teknik yang akan digunakan. Sebagai contoh, faktor-faktor seperti jumlah jam kerja tersedia, biaya dan kedekatan secara fisik partisipan akan mempengaruhi teknik yang akan dipilih.

Pengambilan keputusan adalah tanggung jawab bersama seluruh manajer tanpa batasan fungsional atau tingkatan manajemen. Setiap hari, mereka dituntut untuk membuat keputusan yang membentuk masa depan organisasi atau masa depan mereka sendiri. Beberapa dari keputusan tersebut mempunyai dampak yang kuat bagi keberhasilan organisasi, sementara lainnya kurang penting. Walaupun demikian, seluruh keputusan memiliki efek positif ataupun negatif, besar atau kecil terhadap organisasi. Kualitas keputusan adalah ukuran dari efektivitas manajerial.

Teknik ini membantu kelompok dalam menghasilkan sejumlah ide, mengevaluasi dan memilih solusi secara lebih terstruktur dan sistematis. Dalam teknik ini, setiap anggota kelompok menulis ide dan solusi, membacakan ide dan solusinya kepada orang lain, mendiskusikan dan merangking seluruh alternatif. Teknik ini juga sangat berguna terutama sekali bila sebuah isu merupakan isu yang kontroversial. Menurut Rizky (2004) format dasar teknik ini dijabarkan sebagai berikut:

  1. Sebuah kelompok dibentuk untuk mendiskusikan topik atau masalah yang spesial.
  2. Setelah masalah dipahami dengan baik, setiap individu diminta untuk menuliskan ide-idenya. Untuk menuliskan ide-ide diberikan waktu selama kurang lebih 30 atau 40 menit. Setiap orang diminta untuk inovatif dalam menghasilkan ide.
  3. Kemudian, seluruh ide dituliskan pada papan tulis agar kelompok dpat mengetahui pandangan setiap individu. Pada tahap ini, sesi diskusi, kritik, saran dan evaluasi belum dibuka.
  4. Seketika seluruh alternatif solusi telah dijabarkan, sesi diskusi mulai dibuka. Setiap orang boleh mengajukan kritik dan saran, evaluasi serta perbaikan membangun untuk setiap ide. Pada tahap ini, diskusi tentang alternatif solusi dimulai dari alternatif atau ide yang pertama kali diajukan/ ditulis di papan, dimana pengajuan dilakukan secara acak. Setiap anggota kelompok dapat meminta klarifikasi informasi dan kritik untuk setiap alternatif guna mengidentifikasi pandangan pro dan kontra.
  5. Setiap anggota individu yang terlibat diskusi diberikan waktu 30 detik untuk beragumentasi, mempertahankan kebaikan idenya, atau mendukung ide tertentu yang dianggap baik.
  6. Bila seluruh alternatif telah didiskusikan, setiap anggota kelompok merangking seluruh alternatif yang menurut pandangan mereka terbaik dan paling memungkinkan untuk diterapkan.
  7. Pemimpin kelompok kemudian menentukan pilihan akhir berdasarkan pilihan alternatif tertinggi atau alternatif yang paling banyak dipilih. Teknik ini mengikuti teknik penentuan keputusan dengan suara terbanyak (voting). Sebelum keputusan akhir diambil, kelompok dapat mendiskusikan kembali pilihan alternatif terbaik pada urutan teratas (3 atau 5), dan kemudian melakukan teknik voting ronde kedua.

Dengan teknik ini dapat mengurangi hambatan terhadap pengambilan keputusan secara berkelompok yaitu dengan:

  1. Memisahkan brainstroming dari tahap evaluasi.
  2. Mempromosikan keseimbangan partisipasi diantara anggota kelompok.
    1. Memadukan teknik voting secara matematis untuk meraih kesepakatan bersama.

Hal yang perlu diingat  dalam penggunaan teknik ini yaitu pemimpin diskusi harus bertindak sebagai moderator yang baik agar cara pandang obyektif dapat muncul, sehingga setiap anggota dapat memilih dan merangking alternatif tanpa terikat pada bias pemikiran kelompok.

Kelompok Nominal membatasi diskusi atau komunikasi interpersonal selama proses pengambilan keputusan berlangsung, karenanya disebut dengan teknik kelompok nominal. Anggota kelompok secara fisik hadir di sana sebagaimana yang terjadi dalam komite tradisional, namun para anggota tersebut diminta untuk bekerja secara independen (sendiri-sendiri).

Saat pendekatan kelompok nominal murni dikembangkan menjadi teknik khusus untuk peng­ambilan keputusan dalam organisasi, pendekatan ini dinamakan nominal group technique (NGT) dan terdiri dari langkah berikut ini:

  1. Pembangkitan ide yang tidak terucapkan melalui tulisan
  2. Umpan balik round-robin dari anggota kelompok, yang mencatat setiap ide dalam frasa pendek pada flip chart atau papan tulis
  3. Pembahasan setiap ide yang tercatat untuk klarifikasi dan evaluasi
  4. Voting individu mengenai ide prioritas, dengan keputusan kelompok diambil secara matematis menurut rating

Perbedaan antara pendekatan tersebut dan metode Delphi adalah anggota NGT biasanya diperkenalkan satu sama lain, mempunyai kontak langsung, dan berkomunikasi secara langsung dalam langkah ketiga.

Meskipun diperlukan lebih banyak penelitian, terdapat beberapa bukti bahwa kelompok NGT muncul dengan lebih banyak ide daripada kelompok yang berinteraksi secara tradisional dan me­lakukan dengan lebih baik, atau sedikit lebih baik, daripada kelompok yang menggunakan Delphi. Sebuah studi menemukan bahwa kelompok NGT mencapai kinerja pada tingkat akurasi yang sama dengan anggota yang paling pandai, akan tetapi, studi lain menemukan bahwa kelompok NGT tidak memiliki kinerja, kelompok pesertanya secara pervasif juga menyadari permasalahan kelompok dan saat di mana tidak ada orang dominan yang menghalangi orang lain untuk mengomunikasikan ide.

Sebuah studi menemukan bahwa individu yang bekerja sendiri dan kemudian masuk dalam kelompok nominal menjadi superior, tetapi untuk pembangkitan ide melalui komputer, kelompok yang utuh (seperti kelompok kerja reguler) menghasilkan lebih banyak ide (dengan kualitas tinggi) daripada orang yang bekerja dalam subkelompok atau individu dalam kelompok nominal.

Menurut Mansoer (1989:71) Cara pelaksanaan teknik ini ialah:

  1. Sebelum diskusi kelompok dilakukan setiap orang harus menuliskan gagasannya tentang masalah.
  2. Kemudian setiap anggota menyampaikan gagasannya pada kelompok secara bergiliran. Sebelum semua gagasan dikemukakan tidak diadakan diskusi.
  3. Kelompok mulai mendiskusikan idea-idea yang terhimpun untuk mencari kejelasan gagasan dan sekaligus menilainya.
  4. Setiap anggota kelompok secara bebas sendiri-sendiri menyusun urutan pemikiran. Gagasan atau pemikiran yang berada pada urutan teratas dijadikan sebagai keputusan.

Dengan teknik ini kelompok dapat mengambil keputusan secara formal tanpa menghambat kebebasan pribadi, namun tidak terjadi debat bertele-tele seperti lazim terjadi pada diskusi tradisional.

Sedangkan Robbins (2002:123) menyebutkan langkah-langkah teknik kelompok nominal sebagai berikut:

  1. Para anggota bertemu dalam suatu kelompok, namun sebelum dilaksanakan diskusi apapun juga setiap anggota secara independen menuliskan ide-idenya tentang masalah yang dihadapi.
  2. Periode berdiam diri ini dilanjutkan dengan presentasi oleh masing-masing anggota tentang ide-ide mereka dihadapan kelompok. Masing-masing anggota bergiliran mengelilingi meja untuk mempresentasikan setiap ide sampai seluruh ide selesai dipresentasikan dan dicatat (biasanya pada sebuah flip chart atau papan tulis) tidak diperbolehkan adanya diskusi sampai keseluruhan ide-ide dicatat.
  3. Kemudian kelompok tersebut mendiskusikan ide-ide itu untuk mendapatkan kejelasan dan melakukan evaluasi.
  4. Masing-masing anggota kelompok secara diam-diam merengking ide-ide tersebut secara sendiri-sendiri.
  5. Keputusan akhir ditentukan oleh ide yang mendapat rengking tertinggi.

Keuntungan utama dari teknik ini adalah bahwa teknik ini menyediakan waktu bagi para anggota kelompok untuk bertemu secara formal, namun tidak membatasi pemikiran-pemikiran independen, sebagaimana yang sering terjadi dalam interaksi kelompok secara tradisional.

Menurut Syamsi (2000) perbedaan teknik Delphi dan teknik kelompok nominal pada pokoknya adalah teknik Delphi merupakan teknik pengambilan keputusan kelompok secara lebih tertutup, sedangkan teknik kelompok nominal itu lebih terbuka.

  1. D.    Teknik Pengambilan Keputusan dengan Pertemuan Elektronik

Pendekatan yang terbaru untuk pengambilan keputusan kelompok adalah mencampurkan teknik kelompok nominal dengan teknologi komputer canggih. Bentuk ini disebut dengan pertemuan elektronik (electronic meeting).

Jika tehnologi sudah dipakai, konsepnya sederhana saja. Sampai dengan lima puluh orang duduk mengelilingi meja berbentuk U (tapal kuda) yang disana hanya ada seperangkat terminal komputer. Masalah dipresentasikan kepada para peseta pertemuan dan meraka mengetik tanggapan mereka ke layar komputer. Komentar individu, serta jumlah suara diperlihatkan di layar proyeksi di ruangan tersebut.

Keuntungan utama dari pertemuan elektronik adalah penghilangan identitas individu, kejujuran, dan kecepatan. Peserta yang tidak diketahui identitasnya dapat mengetik pesan apapun yang mereka inginkan dan pesan menekan keyboard komputer mereka. Cara ini meyediakan kesempatan bagi para peserta untuk berkata benar-benar jujur tanpa ada penalti. Cara itu juga cepat, karena mengobrol dihilangkan, diskusi tidak melantur, dan banyak peserta dapat ”berbicara” sekaligus tanpa menyinggung perasaan peserta lainnya.

 

DAFTAR RUJUKAN

Dermawan, R. 2004. Pengambilan Keputusan: Landasan Filosofis, Konsep, dan Aplikasi. Bandung: Alfabeta.

Gibson, Ivancevich dan Donnelly. 1997. Organisasi: Perilaku, Struktur, Proses. Jakarta: Binarupa Aksara.

Mansoer, Hamdan. 1989. Pengantar Manajemen. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Dirjen Dikti.

Robbins, Stephen P. 2002. Prinsip-Prinsip Perilaku Organisasi. Jakarta: Erlangga.

Salusu, J. 1996. Pengambilan Keputusan Strategik: untuk Organisasi Publik dan Non Profit. Jakarta: Gramedia Sarana Indo.

Syamsi, Ibnu. 2000. Pengambilan Keputusan dan Sistem Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.

About these ads
 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

 
Follow

Get every new post delivered to your Inbox.